Décider de confier la permanence téléphonique de son entreprise à un prestataire est une chose. Cependant, les offres de prestation sont variées. Ce qui rend difficile la prise de décision quant au choix de la proposition adaptée. D’autant plus que toutes les sociétés spécialisées se vantent d’offrir des services haut de gamme. Malgré tout, certains points permettent de détecter les bons de ceux qui ne feront pas l’affaire ! Le choix d’une prestation en permanence téléphonique repose sur plusieurs critères bien distincts.

Des propositions adaptées à ses besoins

Avant même de réaliser les recherches, il est primordial de se focaliser en premier lieu sur les besoins réels de son entreprise. D’autant plus que les prestataires peuvent prendre en charge différents types d’activités. De ce fait, il est primordial de réaliser une liste des services qui correspond réellement aux besoins de son équipe en interne. Pour y arriver, il faudra donc se poser les bonnes questions. Ce sera à partir des réponses à ces dernières qu’il sera possible de passer à l’étape suivante.

  • Dans quel secteur d’activité se trouve l’entreprise ?
  • La société a-t-elle des besoins spécifiques en ce qui concerne la gestion téléphonique ?
  • A-t-elle besoin d’un service de permanence téléphonique ou d’un télésecrétariat ponctuel ?
  • La structure est-elle très sollicitée au quotidien ? Reçoit-elle un grand volume d’appels ?
  • Les clients contactent-ils la société sur de larges plages horaires ?
  • Etc.

Se renseigner sur la bonne organisation et le mode de travail du prestataire

Les raisons sont évidentes sur le fait de recourir au service d’un prestataire en permanence téléphonique. Cependant, le principal motif de l’externalisation reste la difficulté de pouvoir gérer les débordements d’appels. Durant les périodes de pics d’activité, un secrétaire en interne n’aura pas le temps de répondre à plusieurs appels en même temps. De ce fait, les clients se trouvent, parfois, insatisfaits de l’accueil. Ce qui peut engendrer des pertes de rendez-vous, de vente ou d’opportunités. C’est pourquoi il est primordial de choisir la prestation en fonction de l’organisation et du mode de travail du prestataire.

Dans cet angle, une bonne prestation se traduit par une meilleure gestion des débordements et des temps d’attente. Tous les appels doivent être traités d’une manière personnalisée et professionnelle. Pour en savoir davantage par rapport au mode opératoire de la prestation, il est vivement conseillé de vérifier plusieurs points importants.

  • Le temps de décrochage après la sonnerie
  • Le temps d’attente
  • La durée d’attente
  • La réactivité et le dynamisme des agents
  • Le traitement des appels
  • Etc.

Ces différents éléments doivent être vérifiés de très près. L’idéal serait de contacter directement le service client du prestataire en permanence téléphonique pour avoir plus de détails. Il est même conseillé de demander à réaliser un essai pour être sûr. Une agence fiable se doit d’accepter cette requête, quelle que soit la situation.

Vérifier les avis des clients et les contrats

Les prestataires en permanence téléphonique sont nombreux dans le domaine. C’est une réalité. Par contre, ils sont peu nombreux à publier des avis favorables sur leur site internet. Il y a même ceux qui évitent d’intégrer une catégorie dédiée sur l’une des pages de leur site web.

En général, une entreprise fiable doit disposer d’un site internet où elle affiche sans problème tous les témoignages d’anciens clients. Autrement, il est possible d’appeler directement la société en question pour savoir le type d’entreprise qui fait appel à elle. C’est une occasion de savoir le classement du prestataire sur le marché.

En même temps, il est aussi important de vérifier les contrats proposés par le prestataire de service de permanence téléphonique. Autant se tourner vers un professionnel qui permet les contrats sans engagement aux durées modifiables. Il s’agit d’une période d’essai permettant de mesurer les performances de l’agence. Encore, il vaut mieux se fier aux sociétés qui proposent des contrats basés sur des grilles tarifaires de prestations à la carte. Cette dernière solution est plutôt intéressante pour mesurer clairement les coûts à l’avance.