Le secrétariat téléphonique médical ou télésecrétariat médical est un service dédié aux professionnels et aux établissements travaillant dans le domaine de la santé. Les tâches sont identiques au secrétariat classique. Cependant, la prestation se fait à distance. En effet, ce service prend en charge les demandes des patients. Cela peut être pour un rendez-vous (annulation, modification, confirmation), pour une demande d’information et de conseils ou pour une urgence. Généralement, la prise de rendez-vous se fait par téléphone ou en ligne.

Le télésecrétariat médical s’occupe également de la gestion des agendas des médecins et bien évidemment de la permanence téléphonique. En effet, une télésecrétaire médicale peut travailler sur une plage horaire plus flexible. C’est pourquoi, l’externalisation du secrétariat est très prisée dans le domaine médical. Cependant, il est difficile de choisir son prestataire face à la multitude d’offres sur le marché.

Pour vous aider dans votre sélection, nous vous présentons 3 astuces incontournables pour choisir votre secrétariat téléphonique médical.

Secrétariat téléphonique médical : identifier vos besoins

Le recours à un secrétariat téléphonique médical externalisé permet de gagner du temps et de l’argent. Cependant, la réussite de l’externalisation dépend avant tout du prestataire. Par ailleurs, avant d’entamer vos recherches, il faut effectuer une préparation en amont. Tout d’abord, vous devez analyser vos besoins. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un cahier des charges. Vous allez évoquer dans ce document les différents points tels que :

  • Le type de télésecrétariat que vous recherchez (freelance ou entreprise).
  • Les activités que vous souhaitez externaliser.
  • Le volume d’appels reçus par jour ou par semaine.
  • Les horaires d’ouverture de votre ligne téléphonique.
  • L’effectif de vos télésecrétaires médicales.
  • Les logiciels de gestion d’agenda que vous utilisez.
  • Le budget à prévoir pour ce projet.

C’est après avoir déterminé vos besoins que vous pouvez trouver une prestation adaptée à votre établissement.

Choisir la forme d’externalisation qui vous convient

Vous avez décidé de confier à un professionnel externe la gestion de votre secrétariat téléphonique médical. Pour ce faire, vous avez trois possibilités. Premièrement, vous pouvez opter pour l’onshoring. Dans ce cas, la sous-traitance se fait dans votre propre pays. Deuxièmement, vous pouvez confier vos tâches à un sous-traitant basé dans un pays voisin. On parle alors d’externalisation nearshore. Enfin, il y a l’externalisation offshore ou la délocalisation de services.

Cette stratégie permet de faire appel à une entreprise dans des pays géographiquement éloignés. En optant pour l’offshoring, il est important de choisir une destination où les télésecrétaires parlent couramment la langue de communication de vos patients. Autrement dit, si vous êtes un cabinet médical français, vous devez externaliser vers une destination francophone. Vous pouvez collaborer avec un télésecrétariat médical à Madagascar. Ainsi, les interactions se font plus facilement.

Secrétariat téléphonique médical : évaluer la qualité de service du prestataire

En parcourant les sites web, vous avez retenu deux ou trois prestataires. Pour être sûr de la fiabilité et de la qualité de leur service, vous devez tout d’abord comparer et analyser chaque offre. En effet, bien que les prestations se ressemblent, les caractéristiques sont différentes. Par exemple, l’expérience dans le domaine n’est pas la même. Certaines plateformes téléphoniques viennent de débuter dans le secteur, tandis que d’autres sont actives depuis plusieurs années.

Outre l’expérience, vous devez également connaître l’expertise de vos télésecrétaires médicales. Étant les ambassadrices de votre cabinet, elles doivent posséder des qualités et des compétences professionnelles dans le domaine du secrétariat téléphonique médical à distance. Enfin, vous pouvez analyser la qualité de service du prestataire à travers ses ressources matérielles. En effet, le prestataire doit utiliser des outils performants pour bien organiser la permanence téléphonique.

Pour terminer, il ne faut pas se précipiter sur le tarif le moins cher. Prenez le temps d’analyser les offres. Puis, contactez le prestataire qui répond à vos attentes. Celui-ci doit apporter une valeur ajoutée à votre établissement.